Ngày 23/4/2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 61/2018/NĐ-CP quy định về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính đã nêu lên các khái niệm như “cơ chế một cửa trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC)”, “cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết TTHC”, “Cổng Dịch vụ công quốc gia”, “Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh”, “Hệ thống thông tin một cửa cấp bộ, cấp tỉnh”; đặc điểm chung nhất của các “cơ chế”, “Cổng Dịch vụ” và “Hệ thống thông tin” là đều mang tính chất và xu hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin nhằm kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu với nhau nhằm xử lý hồ sơ trên môi trường mạng. Theo đó, sau khi đã được xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hồ sơ được tiếp nhận, được quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử của bộ, ngành, địa phương hoặc chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy trình đã quy định.
Để nâng cao hiệu quả công tác giải quyết TTHC, ngày 08/4/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (Nghị định số 45/2020/NĐ-CP), đánh dấu “bước tiến dài” với các khái niệm “môi trường điện tử”, “thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử”, “hồ sơ điện tử”, “tài khoản giao dịch điện tử”, biểu mẫu điện tử”….“số hoá kết quả giải quyết TTHC” và nhất là khái niệm “Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân: là không gian điện tử riêng của tổ chức, cá nhân tại Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh để hỗ trợ quản lý, lưu giữ thông tin, dữ liệu điện tử liên quan đến giao dịch hành chính của tổ chức, cá nhân đó”. Tại Điều 16 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP đã quy định chi tiết Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân; cụ thể:
1. Tổ chức, cá nhân có tài khoản để thực hiện các giao dịch trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thì được cung cấp một Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại các cổng này.
2. Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia giúp quản lý, lưu giữ dữ liệu hoặc đường dẫn tới dữ liệu:
a) Thông tin cơ bản về doanh nghiệp trên cơ sở cung cấp, cập nhật từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về doanh nghiệp; thông tin cơ bản về công dân trên cơ sở cung cấp, cập nhật từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;
b) Kết quả hoặc đường dẫn kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương;
c) Các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thành công và được tổ chức, cá nhân đồng ý lưu giữ;
d) Bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp;
đ) Các thông tin sẵn có từ Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh được đồng bộ với Cổng dịch vụ công quốc gia.
3. Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh giúp lưu giữ các thông tin hoặc đường dẫn tới các thông tin:
a) Thông tin cơ bản về doanh nghiệp trên cơ sở cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu doanh nghiệp hoặc thông tin cơ bản về công dân trên cơ sở cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi đã thực hiện được việc kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu này;
b) Các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã được tiếp nhận và giải quyết thành công, kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương chủ quản hệ thống.
4. Các thông tin được lưu giữ tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh được phân tích tự động, hỗ trợ tổ chức, cá nhân:
a) Tự động điền các thông tin tại các biểu mẫu điện tử;
b) Hỗ trợ, thông báo, gợi ý việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến người sử dụng phù hợp với nhu cầu của tổ chức, cá nhân…
Khẳng định tầm quan trọng của Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, tại Điều 31 Quyết định số 31/2021/QĐ-TTg ngày 11/10/2021 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia đã quy định Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia lưu giữ các thông tin như: (1) tích hợp thông tin cơ bản của công dân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; các thông tin cơ bản của doanh nghiệp tích hợp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; (2) đường dẫn kết quả giải quyết TTHC, kết quả giải quyết TTHC; (3) các thông tin sẵn có được đồng bộ; (4) các thành phần hồ sơ TTHC; (5) các thông tin, tài liệu khác do tổ chức, cá nhân chủ động cung cấp….
Tiếp đó, để triển khai thống nhất, hiệu quả công tác thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, tại Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, đã hợp nhất “Cổng dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh phải được xây dựng tập trung, thống nhất, tạo thành Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh để tiếp nhận, giải quyết, theo dõi, đánh giá chất lượng thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuộc thẩm quyền giải quyết của bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân các cấp”.
Nhấn mạnh tầm quan trọng của Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trong thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, tại Chỉ thị số 27/CT-TTg ngày 27/10/2023 về tiếp tục đẩy mạnh các giải pháp cải cách và nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công phục vụ người dân, doanh nghiệp, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tập trung chỉ đạo và tổ chức thực hiện: “…Trước ngày 15 tháng 12 năm 2023, hoàn thành việc kết nối Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh với Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; nghiêm cấm việc yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp thông tin, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa hoặc chia sẻ từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành theo đúng quy định”. Để triển khai đồng bộ và thống nhất toàn quốc, ngày 31/12/2023, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Thông tư số 21/2023/TT-BTTTT quy định về chức năng, tính năng kỹ thuật của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (có hiệu lực từ ngày 05/4/2024), trong đó có các quy định về Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân.
Tính đến hết tháng 02 năm 2024, theo thống kê (tại Báo cáo số 387/BC-TCTTKĐA ngày 01/3/2024) của Tổ công tác triển khai Đề án "Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030" của Chính phủ, toàn quốc còn 14 bộ ngành và 13 địa phương chưa hoàn thành việc kết nối Kho quản lý dữ liệu của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh với Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia phục vụ giải quyết TTHC.
Tại tỉnh Ninh Bình, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đã được triển khai thực hiện từ tháng 3 năm 2023 trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh và đảm bảo kết nối với Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; ngày 18/3/2024, UBND tỉnh đã ban hành Công văn số 161/UBND -VP7 giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ thực hiện tăng cường hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức tham gia tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết TTHC của cơ quan, đơn vị, địa phương kỹ năng, khai thác, sử dụng các chức năng của Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.
Ngọc Phong, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Ninh Bình